مقدمه

همان‌طور كه مي‌دانيد براي سلامت سيستم اداري و ساختار دولتي در هر نظام حكومتي، حضور كاركنان كوشا و با مسئوليت در عرصه فعاليت‌هاي اقتصادي، اجتماعي، سياسي و… امري كاملاً بديهي است كه در اكثر كشورهاي جهان توسط سيستم جذب و استخدام، اين امر به طور دقيق به انتخاب و گزينش كاركنان شايسته مبادرت مي‌ورزد.طبيعي است كه پذيرش كاركنان در هر حكومتي با توجه به سياست‌هاي حاكم بر آن و با معيارها و روش‌هاي خاصي صورت مي‌گيرد. مسئولين اجرايي با توجه به نگرش خود به حساسيت مشاغل و نوع خدمات ارائه شده به جامعه معمولاً تعاريف روشني از شغل مورد نظر ارائه مي‌دهند تا متصدي مناسبي نيز براي آن شناسايي و انتخاب شود.در اين مجموعه با درج مقالاتي در زمينه تحليل شغلي كه به نوعي اولين مرحله جذب و گزينش محسوب مي‌شود، سعي شده است به شناسايي مشاغل و نوع دانش، مهارت، توانايي و ساير شايستگي‌هاي متصديان آن تأكيد گردد.همچنين مقالاتي كه به ضرورت گزينش قبل از استخدام، با استناد به برآوردهاي صورت گرفته در جنبه‌هاي مختلف پرداخته و به عملكرد نمونه‌هايي از شركت‌ها و مؤسسات دولتي و غيردولتي در اجراي قوانين گزينش بخصوص با توجه به بازتاب آن در هر سازمان اشاره نموده است.بخش پاياني كه تأكيد نظام‌هاي دولتي به اصل شايسته‌سالاري است كه هر حكومت و نظامي بر مبناي فرهنگ، ساختار اقتصادي، معيارهاي ارزشي و نياز خود، به تدوين اصول و ملاك‌هايي اقدام مي‌كند تا با جذب شايسته‌ترين افراد در دستيابي به اهداف خود مؤثر و كاراتر باشند.

والسلام

« تحليل شغلي »

 

استفاده از مقالات مربوط به تحليل شغلي، شناخت ماهيت مشاغل از بُعد تخصصي است كه از وظايف دستگاه‌ها مي‌باشد و كاربرد آن در فرايند گزينش آشنايي با ميزان حساسيت مشاغل و تعيين معيارهاي ارزشي مربوط به شغل است كه در نهايت منجر به انتخاب افراد مناسب از بُعد تخصصي و تعهدي مي‌گردد. تحليل شغلي، روند جمع‌آوري اطلاعات درباره موقعيت مورد نظر شغلي است كه مستلزمات اصلي شغلي را شناسايي مي‌كند و آنها را با مهارت‌ها، معلومات و توانايي‌هاي مورد نياز براي انجام موفقيت‌آميز كاركرد آن شغل مي‌دهد هدف تحليل شغلي، شناسايي تجربيات، معلومات و ديگر عوامل شايستگي متقاضياني است كه بهترين پتانسيل اجرايي آن شغل را دراختيار دارند. اين تحليل براي شناسايي اسناد و ديگر عناصر حياتي براي ارزيابي متقاضي، روند گزينش و رجوع به معرف‌ها، همچون شيوه‌هاي سنجش و مستلزمات مصاحبه‌ها نيز به كار برده مي‌شود.

دو عنصر كليدي تحليل شغلي عبارتند از:1 ـ شناسايي مستلزمات اصلي شغلي كه مهم‌ترين آن وظايف و مسؤوليت‌هاي موقعيت مورد تصدي است. مستلزمات اصلي شغلي، هدف عمده و منبع اوليه توصيف شغل مورد نظر مي‌باشند.2 ـ شناسايي ميزان دانش، مهارت‌ها، توانايي‌ها و تعيين سطح كيفي آنها براي ايفاي مستلزمات اصلي شغل ضروري است. در تحليل شغلي دانش، مهارت و توانايي‌هايي بررسي مي‌شوند كه قابل سنجش و استناد باشند و تفاوت‌هاي معناداري بين متقاضيان ايجاد نمايند. معمولاً داشتن مهارت، دانش و توانايي با تجربه و معلومات مشخص مي‌شود. هدف از سنجش اين مهارت‌ها و معلومات، شناسايي متقاضياني است كه به صورت بالقوه براي اجراي شغل مورد تصدي در بهترين شرايط هستند. بهترين كاربرد اين سنجش، زماني است كه تمايزهاي معناداري بين متقاضيان واجد شرايط ايجاد كند. مستندات سنجش دانش، مهارت و توانايي‌ها ممكن است توصيف شغلي، استانداردهاي شايستگي اداره و مديريت پرسنلي و همچنين استانداردهاي رتبه‌بندي شغلي باشند.    اولين نكته اي كه بايد در نظر گرفته شود ، هدف اصلی در تحليل شغلي است . تحليل شغلي، به منظور تعیین معياري براي ارزشيابي عملكرد گزينش، طراحي برنامه هاي توسعه و آموزش ، ارزيابي شغلي و دستمزدها ، كمك به برنامه ريزي شغل  و اهداف بازسازي سازماني به كار برده  مي شود . تحليل شغلي در رويه هاي منصفانه استخدامي نيز داراي اهميت است . به منظور نشان دادن ارتباط شغلي در گزينش ، معيار مورد استفاده بايد به صورت مستقيم  يا تلويحي با عملكرد شغلي مرتبط باشد.

  از اين رو هدف تحليل شغلي، مشخص خواهد ساخت كه چه اطلاعاتي حائز اهميت است و چه خصايصي   (همچون آموزش ، گزينش ، ارزيابي شغلي ) براي قضاوت عادلانه بيشتر كاربرد دارند .

ماهيت اطلاعات كسب شده از تحليل شغلي، موارد ذيل را در بر مي گيرد :

● ماهيت فعاليت هاي كاري ، شامل رويه ها يا روندهاي كاري ، طرز برخورد انساني ، ضرورت هاي جسماني شغل ، مسؤوليت و پاسخگويي فردي ؛

● وسايل و تجهيزات مورد استفاده ؛

● ماهيت ورودي ها و خروجي هاي كار ، براي مثال مواد خام و كالاهاي تكميل شده ؛

● عملكرد كاري  شامل استانداردهاي بهره وري و خصايص كيفي توليد  ؛

● شرايط شغلي  همچون جو سازماني ، شرايط اجتماعي ، دستمزد و عوامل محرك ؛

● خصوصيات فردي براي تصدي شغل مورد نظر شامل دانش و مهارت لازم ، شايستگي ، خصوصيات جسمي و رواني.

 

  بنابراين  در تحليل يك شغل تلاش مي شود جوانب مختلف آن ارزيابي شود . همانطور كه پيش از اين اشاره شد ارزيابي مؤثر، نيازمند ابزارهاي معتبر و موثق است . براي اطمينان خاطر ، شيوه هاي متعددي براي كسب داده ها ي كمي و كيفي به كار برده مي شوند . شيوه هاي جمع آوري اين اطلاعات عبارتند از :

●  مصاحبه هاي شغلي يا نظارت بر كاركنان در محل كارشان با استفاده از رهيافت هاي ساختارمند يا بدون ساختار ؛

● مصاحبه فردي با كاركنان در خارج از محل كارشان ؛

● مصاحبه گروهي از كاركنان ؛

● مصاحبه با ناظران و متخصصان فني ؛

● بهره گيري از پرسش نامه هاي ساختارمند يا بارز  ؛

● در خواست از كاركنان براي تكميل گزارش هاي روزانه كارشان .

 

تمركز بر شغل مورد نظر

عاملي كه بايد مورد تاكيد قرار گيرد اين است كه تحليل  شغلي نوعاً بر خود شغل متمركز مي شود. با اين وجود متصدي شغل مورد نظر نبايد ناديده گرفته شود. تمركز كامل برخود كار نشان مي دهد كه بعد از تحليل شغلي ، شغل به  گونه اي ترسيم مي شود كه بهره وري بهينه تضمين مي شود و متصدي شغل به ندرت براي ايفاي شغل ضرورت مي يابد .

با اين وجود اين رهيافت مكانيكي ، دو عامل را ناديده مي گيرد :

● اول آنکه  متصدي ايده آل ممكن است براي جايگزيني وجود نداشته باشد .

● دوم اینکه تفاوتهای فردي ميان اشخاص ، تطابق شغل با نيازهاي فردي متصدي را ضرورت
  مي بخشد .

 

كاربرد تحليل شغلي

تحليل شغلي براي سه هدف مهم در روند استخدامي كاربرد دارد :

● اولاً ، اطلاعاتي براي توصيف شغلي تهیه مي نمايد . توصيف هاي شغلي معمولاً مشتمل بر خلاصه اي از سرشت آن شغل و فهرستي از وظايف و مسؤوليت هاي آن می باشد .

● ثانیاً ، تحليل شغلي به تهيه مجموعه خصايص شغل مورد نظر كمك مي كند. خصايص شغلي، مجموعه مشخصات اساسي براي اجراي موفقيت آميز آن شغل است . اين  خصايص شامل میزان تحصيلات ، تجربيات مرتبط ، سطح مهارت يا خصوصيات جسماني می باشند . توصيف هاي شغلي، عموماً به منظور به كارگيري نيروي انساني استفاده مي شوند . تحليل هاي شغلي با اشاعه و ترويج اطلاعات صحيح ، تعداد متقاضيان مناسب را نيز افزايش مي دهند .

● ثالثاً، هدف دیگركاربرد تحليل شغلي  ، توسعه معيار انتخاب ، شاخصه ها و ابزارهاي سنجش است .

  با انجام تحليل شغلي، وظايف متصدی شغل استخراج مي شود و به صورت فهرست در مي آيند . پس از آن مدير قسمت و كارشناس كار گزيني و ناظر اصلي شخص مورد نظر براي استخدام ، ستون مهارت ها ومعلومات را تكميل  مي نمايند .

  بدين صورت تصوير شفافي از كل كار ارائه مي شود. بر اساس اين اطلاعات ، مديريت و كاركنان در موضع بهتري براي ساختار دهي به مصاحبه شغلي هستند و همين امر باعث تصميم گيري كار آمدي براي گزينش مي شود ؛ به عبارت ديگر ، با اين روش مناسب ترين فرد به  استخدام در مي آيد.

 

« ضرورت گزينش قبل از استخدام »

چند مقاله كه هر يك با توجه به اهميت جايگاه گزينش به حذف افراد نالايق و نامناسب قبل از ورود به كار تأكيد دارد. توصيه‌هايي به كارفرمايان كه با توجه به اعتبار و صداقت كارمندان مانع از به هرز رفتن هزينه‌هاي هنگفت مادي و معنوي در محيط كار گردند.

 

 

  

گزينش قبل استخدام؛ كشف يك سيب فاسد

بيشتر افرادي كه شما استخدام مي كنيد سرمايه بلند مدتي براي سازمان شما محسوب شده  و باعث سود فراوان و مزيتهاي بيشماري مي شوند، ولي عده اي نيز ممكن است  باعث دردسر براي سازمان، شركت، همكاران، خود، مراجعان، سهامداران و جامعه گردند. متاسفانه در تمامي كشورها از افرادي كه به استخدام شركتها در مي آيند تعدادي بطور بالقوه صلاحيت لازم را ندارند؛ اين گروه ، از افراد نالايق تا  بي مديريت و بي احتياط را در بر مي گيرد .

كارفرمايان سرمايه گذاريهاي سنگيني جهت حفظ و نگهداري ثروت و دارايي هايشان انجام
مي دهند ولي اغلب به انداره كافي درخصوص كارمنداني كه انتخاب كرده اند، بررسي لازم را انجام نداده  و آنها را مورد آزمون قرار نمي دهند.

درانگلستان %35 از تمامي مردان و %8 از تمامي زنان تا زمان رسيدن به سن 35 سالگي به جرائم كيفري محكوم مي شوند كه اين شامل جرايم رانندگي نمي شود. اين در حالي است كه تحقيقي كه اخيراً‌ مؤسسه Halifax Building Society    انجام داده است، آشكار مي سازد كه %70 درصد مردمي كه مورد سوال قرار گرفته بودند اظهار داشتند اگر تصور مي كردند كه مي توانند كلاهبرداري كنند و يا از زير كاري در رفته و فرار كنند، اين كار را انجام مي دادند . مهم اين است كه مشخص شود  آيا كسي از اين گروه باعث تهديدي براي سازمان شما شده است يا خير ؟

بيشتر مردم فرض مي كنند كه يك محكوميت كيفري ( مهم نيست كه تا چه اندازه شديد يا خفيف باشد ) مي بايست فرد را از استخدام در يك موسسه يا شركت بازدارد و اين ممكن است كه يك دعواي حقوقي هم نباشد . حقيقت اين است كه درصد خاصي از جنايتهايي كه به صورت زيركانه انجام مي شود و موفق نيز هست، ممكن است هرگز به محكوميت منجر نشود ولي با يك بررسي و آزمايش زيركانه
مي توان آن را آشكار ساخت. در خصوص فساد نيز %70 كساني كه مورد سوال واقع شده اند اظهار داشته اند كه اگر فكر مي كردند كه مي توانند از تقلب و فريبكاري فرار کنند، این کار را انجام مي دادند و تعداد زيادي از اين گروه هرگز فرصت نيافته اند و مهارت اين كار را ندارند تا يك عمليات كلاهبرداري موفق را طراحي كنند وحتي اگر فرصت داشته باشند نمي توانند اين كار را به انجام برسانند . آزمون و آزمايش يك فرايند دائمي است و بهره گيري درست از آن باعث محدود شدن فرصتها و رفتارهاي جنايي توسط فرد خواهد شد.

تأييد صداقت افراد، قبل از تصدي يك موقعيت شغلي ضروري است.ما اميدواريم كه اين مقاله جهت ارزيابي روند استخدامي و بهبود اين فرايند براي شناسايي و بيرون كشيدن سيب فاسد از ميان ديگر سيبها (فرد ناشايست وشناسايي او ) به شما كمك كند زيرا يك سيب فاسد مي تواند كليه سيبها را فاسد كند .

اين طبيعت انسان است كه بهترين موقعيت ممكن را براي خود بخواهد. تحويل يك فرم در خواست كار كه در آن كاستي هاي ما  برجسته ونمايان مي گردد و در خصوص  ويژگيها وصلاحيت هاي ما چيزي را نشان نمي دهد، هيچ سودي براي ما نخواهد داشت. شواهد نشان مي دهد كه %70 سوابق شغلي ارائه شده بطور آگاهانه و عمدي فريبكارانه هستند. چنين افرادي كه قصد فريب دارند، ارائه سابقه شغلي جعلي را بعنوان ابزاري جهت معرفي آنها به مصاحبه مي دانند، اما زمانيكه اين روند آغاز مي شود آنها مجبور خواهند شد براي استخدام به فريب كاري خود ادامه دهند كه اين خود اولين قدم انحراف از اطمينان محسوب مي شود .

اخيرا يك شركت سهامي عام با مسئوليت محدود در انگلستان (plc ) به مؤسسه ماگزيما دستور داده بود تا در مورد سوءظن هايي كه به مدير بخش (Board director  ) در خصوص افترا زدن به كارمندان ، لاف زدن و تهديد كارمندان و انحراف در شغل داشته است، تحقيق و تفحص نمايد. در نهايت ثابت شد كه از تمامي اين فساد و گسيختگي ها در زمان بكارگيري مدير مربوطه كه در آن زمان يك شخص غير مسئول و فاقد صلاحيت در تصدي امر مديريت بوده است، مي توانست جلوگيري بعمل آيد. اين كار به همان اندازه كه عملكرد وي بعد از تصدي پست مديريت خسارت وارد كرده است، اعتبار شركت را نيز زير سوال برده است . آيا شركت وي را بصورت جدي مورد آزمون قرار داده بود تا از اين طريق از خسارات و زيانهاي بعدي جلوگيري بعمل آورد؟ گزينش اوليه و دقيق مدير، پيشينه وي را آشكار مي ساخت و موجب جلوگيري از عواقب منفي بعدي مي شد و همچنين اعتبار شركت را حفظ مي نمود .

جهت كاهش چنين خطراتي براي كارفرمايان، مي بايست اعتبار ، صداقت و همچنين وجدان كاري كاركنان جديد، با گزينش قبل از استخدام، مورد تحقيق و بررسي قرار گيرد. عدم انجام  اين كار بسيار مضر و خطرناك خواهد بود.

با توجه به اينكه استخدام و عدم استخدام يك فرد با مكانيزم گزينش چيزي بين 5000 تا يك ميليون پوند هزينه در بردارد، ولي در نهايت اين كار باعث صرفه جويي و پس انداز خواهد شد . چراكه در صورت يك كلاهبرداري توسط كارمند متقلب هزينه ها چند برابر خواهد شد . در سالهاي اخير مواردي با تاريخچه كامل و بصورت مستند ذكر گرديده است كه نشان دهنده ضرورت گزينش قبل از استخدام مي باشد .

در مورد قضيه بانك  "با رينگ" كه مستند مي باشد زمانيكه درخواست كار آقاي نيكولاس ليسون توسط انجمن امنيت و آيندگان ( SECURITIES AND FUTURES ASSOCIATION ) رد شد، مدير وقت مي دانست كه وي فرد صادق و درستكاي نمي باشد. اين بر اين پايه استوار بود كه او تعمدا به دادگاه منطقه كه بر عليه او بخاطر بدهي وصول نشدني او راي صادر كرده بود، دروغ گفته بود. عكس العمل بانك اين بود كه درخواست را پس گرفته و يك ماه بعد او را به سنگاپور منتقل نمايد. در سال 1992 ليسون از شركت SIMEX درخواست نمود تا بعنوان شريك تجاري پذيرفته شود ولي يكبار ديگر ليسون سابقه خودش را در خصوص بدهي و صول نشدني و محكوميتش در اين خصوص كتمان نمود و آشكار نساخت و سابقه و تاريخچه خود در انجمن SFA  را نيز رو نكرد . اگر بانك به چنين هشدارهايي در مارس 1992 توجه مي نمود و بطور موثر عمل مي كرد ممكن بود كه 480000000 پوند پس انداز داشته و هنوز به فعاليت خود ادامه مي داد.

در اين مورد و ديگر موارد اگر در خصوص صداقت فرد تحقيق كافي صورت مي گرفت باعث بدبختي و فلاكت نمي شد و مشكلات بعدي پيش نمي آمد.

تعدادي علائم هشدار دهنده براي كارفرمايان وجود دارد تا زماني كه قصد بكارگيري نيروي جديد را دارند به آن توجه نمايند. اين كارها شامل موارد زير مي شود ؛ بررسي و اطمينان از نداشتن بدهي غير قابل وصول توسط متقاضي و اينكه وي از نظر شغلي و تربيتي متظاهرنباشد و هم چنين ابهامي در پيشينه شغلي وي، به نحوي كه منجر به پنهان كردن ضعفهاي شغلي گردد و يا اطلاعات غير واقع در فرم درخواست شغل، وجود نداشته باشد.در خلال فرایند استخدامي و زماني كه فهرست منتخب افراد مصاحبه شده آماده گرديد، اطمينان حاصل كنيد كه از تمامي آنها خواسته شده تا كپي مدارك تحصيلي و گواهينامه هاي كاري را بهمراه خود بياورند . اين كار باعث مي شود تا متقاضياني كه ممكن است در اثبات صلاحيت هايشان تقلب كرده باشند از استخدام بازدارد .انجام مصاحبه هم چنين فرصت خوبي است تا متقاضيان بتوانند تاريخچه شغلي خود را مرور كرده كه اين شامل ايفاي نقشهاي مختلف و ارتباط با همكاران و همقطاران سابق وي مي شود .بطور معمول سازمانها تنها سوابق شغلي متقاضيان را در هنگام استخدام بررسي مي كنند و بر روند كاري و پيشرفت آنها بعد از استخدام نظارت نمي كنند. در مورد نيكولاس ليسون اگرBarings  يك مرور ساليانه در مورد شخص مورد نظر و همچنين تقلبهايي كه وي انجام مي داد، داشت يا  سابقه او در خصوص بدهي وصول نشدني ، مستي و خشونت را مورد بررسي قرار مي داد، اين امر موجب به صدا درآمدن زنگ خطر براي آنها مي شد .

بعد از بكارگيري نيروي جديد ، مديران ارشد بايد به نظارت خود ادامه داده تا مطمئن شوند كه سازمان با يك حادثه غير مترقبه و ناخوشايند مواجه نشده است . اين ممكن است در هر جائي و در بسياري از سازمانهاي غير محتمل نيز اتفاق بيفتد . در مي 1995 جرم  “آنتوني ويليامز” در خصوص دزدي  5 ميليون پوندي از حساب بانكي پليس متروپل كشف گرديد .آقاي ويليامز يك كارمندي بود كه مدت طولاني در اداره پليس كار مي كرد و در بانك تا مقام مدير مالي با اختيار دخالت در پرداخت چكهاي با ارزش بالا پيش رفت. علائم بيشتري نيز وجود دارند كه در خصوص مشكلات بالقوه نيروي كار به كارفرمايان هشدار مي دهد .

مديران ارشد مي بايست براي يافتن سيب هاي فاسد ]افراد نالايق [ و شناسايي كارمنداني كه با هزينه معمولي درآمد زيادي دارند و جهت پاسخ  به برخي سؤالات خاص رغبتي از خود نشان نمي دهند و نيز غيبتهاي غير موجه در محيط كار دارند و بيش از اندازه مرموز هستند يا سابقه بدي در خصوص حفظ اسناد مهم دارند و در اين زمينه مشكل زا هستند و همچنين در مورد كارمنداني كه بعد از ساعات  اداري به سوابق و سيستمهاي كامپيوتري اداره دسترسي دارند، از طريق فرایند نظارت اقدام لازم بعمل آورند . اينها علائم هشدار دهنده اي هستند كه مديران ارشد مي بايست از آنها آگاهي داشته باشند .

ممكن است مزيتهاي نظارت شغلي و قبل از استخدام آشكار باشد ولي بعضي از مديران نيازمند       متقاعد شدن در اين خصوص هستند. از اینرو لازم است تا سازمانها اين توانايي را داشته باشند تا بهترين متقاضي را انتخاب كرده و قادر باشند تا كساني را برگزينند كه بيشترين رفتارهاي مثبت را داشته و بيشترين اطلاع را از سابقه شخصيتي و شغلي شان در دست داشته باشند . اهداف برنامه گزينش قبل از استخدام  مي بايست شامل موارد ذيل باشد :

ـ بكارگيري بهترين نيروها

ـ تأييد و تصديق پيشينه شغلي وي

ـ‌جلوگيري از انتخاب كانديداهاي ناشايست

ـ پذيرفتن خواسته هاي قانوني و اجراي قواعد و مقررات

ـ‌توجه به اجراي برنامه هاي مشابه براي ساير اقشار مانند مشتريان ، عرضه كنندگان ، دلالان و كارگزاراني كه اطمينان و اعتماد به آنها ضروري مي باشد .به همين ترتيب ضروري است تا مدير سريعاً هشدارهاي لازم را در مواقعي كه كارمندان كليدي در حال برنامه ريزي جهت خرابكاري هستند بدست آورد و از اولين هشدار و علامت پي به موضوع ببرد ويا زماني كه اين گونه افراد درحال انجام كاري هستند كه با منافع ساير كاركنان در تعارض مي باشد و يا مي تواند بركارفرما تأثير منفي داشته باشد و يا توازن موجود را بهم بزند، بايد اقدام لازم صورت پذيرد .نتايج روند ناكافي آزمون و بررسي افراد و متقاضيان مي تواند مصيبت بار باشد و هر سازمان با تدبيري مي بايست فرایند سالم و مؤثري جهت ايجاد و برقراري صداقت در افرادي كه ضرورت کارشان به صادق بودن است داشته باشد تا بتواند از ادامه صداقت و درستكاري چنين افرادي استفاده نمايد. معمولاً راه حل مناسب اين است كه يك متخصص در اين حوزه مانند ماكزيما را بكار گیرد تا برنامه هاي مورد نظر را هدايت و مديريت كند .

هنر اين است كه در يك محيط با ارزشهاي مشترك اطمينان حاصل نمائيد كه يك بنیاد مناسبي جهت نظارت و كنترل وجود دارد كه بوسيله يك مديريت كارآمد حمايت مي شود و اين كار قادر است هرگونه خطر و ريسك جمعي را كاهش دهد .

 

 

 

 

 

جلوگيري از نمايش ترسناك و مصيبت‌بار

گزينش قبل از استخدام: بخش عمده و حياتي كار شما

 

«لس روزن» وكيل مدافع و رئيس شركت گزينش قبل از استخدام در مورد تصديق مدارك و منابع گزينش استخدامي (NovatocA) مي‌گويد: «شركت‌هاي گزينشي در خصوص نمايش مخوف و ترسناكي بحث مي‌كنند كه مي‌تواند در صورتي كه يك شركت به گزينش قبل از استخدام توجهي نكند اتفاق بيفتد.» اينها شامل موارد ذيل مي‌باشند:

 دادخواهي و دعواي حقوقي توسط كارمندان يا اشخاص ثالث

 ناآرامي‌هاي محل كار

 كارمندان فاقد صلاحيت

  از دست دادن كسب و كار مشتريان

  سرقت، اختلاس يا خسارات وارد شدن به دارايي

 عدم مراقبت و نگاهداري كه ناشي از سهل‌انگاري در بكارگيري نيرو  باشد

 مشكلات ناشي از مزاحمت‌هاي جنسي

  زيان‌هاي مالي

  ادعاها و مطالبات متقلبانه

  زمان تلف شده در روند بكارگيري، استخدام و آموزش نيروي جديد

 

بكارگيري نيرو و گزينش قبل از استخدام

«لس روزن» به چالش‌هاي خاصي كه در روند بكارگيري نيروي جديد وجود دارد اشاره مي‌كند.«بسياري از شركت‌هايي كه در زمينه انتخاب كارمند و بكارگيري نيروي جديد فعال هستند، جهت امتحان وآزمايش افراد به دو دليل از خود تمايل نشان نمي‌دهند. اولاً در يك محيط رقابتي كه وجود دارد و سود كمي عايد آنها مي‌شود، نمي‌خواهند كه براي (امتحان و آزمايش افراد) متحمل هزينه‌اي شوند. ثانياً زمان در اين خصوص براي آنها مهم است. شركت‌هاي مذكور مي‌خواهند تا هر چه سريع‌تر كاريابي به انجام رسيده و اين روند به پايان برسد. اگر آنها مجبور باشند براي يك سابقه كيفري صبر كنند، متقاضيان خود را كه به اين امور و پيشينه شخصي علاقه‌اي ندارند از دست مي‌دهند و يا ممكن است آنها موقعيت و موفقيت  باارزش جهت بكارگيري نيرو و كاريابي را از دست بدهند. به اين دلايل بسياري از شركت‌هايي كه در زمينه كاريابي فعال هستند فقط زماني كه مشتريان آنها درخواست مي‌كنند عمل گزينش را انجام مي‌دهند.»بر طبق نظر «ليس روزن» اين كار يك اشتباه است: «شركت‌هايي كه گزينش نمي‌كنند در واقع بازي رولت را با آينده خود انجام مي‌دهند».«روزن» ادامه مي‌دهد: «بدترين فاجعه براي يك شركت كاريابي فعال، اين است كه يك كارگر موقت و يا يك متقاضي با سابقه كيفري را جهت تصدي يك شغل دائمي بكار گيرد. اگر اين شخص به همكار خود يا يكي از اعضاي شركت صدمه‌اي وارد آورد شركت مذكور تحت تعقيب قرار خواهند گرفت».طبق قانون كنوني (DueDiligenceLegislation) «زماني كه وكيل مدافع فرد صدمه ديده، اين بحث را مطرح مي‌كند، اگر شركت مذكور در زمينه كاريابي فعاليت كرده و چندين دلار جهت شناسايي فردي كه قصد بكارگيري او را داشته خرج مي‌كرد، عمل جنايي اتفاق نمي‌افتاد. در غير اين صورت شركت مورد نظر جايي براي دفاع قانوني از خود نخواهد داشت. متأسفانه قبل از وقوع چنين مصيبت‌هايي براي شركت‌هاي مذكور فقط زمان براي آنها مهم است و به عواقب چنين كاري توجه ای ندارند. بايد دقت داشت كه از نظر آماري تقريباً%10 از تمامي متقاضيان شغل داراي سابقه كيفري مي‌باشند كه بر تصميمات شغلي آنها نيز اثرگذار مي‌باشد.»روزن مي‌گويد: در يك سناريو و در بدترين حالت آن يك حادثه مصيبت‌بار مي‌تواند باعث از دست رفتن يك شركت شود «شركت‌هاي كاريابي وجود دارند كه عمر آنها چندان طول نمي‌كشد زيرا براي مردم و مؤسسات، كارمند مورد نظرشان را با قول و تعهد سالم بودن و واجد شرايط بودن و فاقد هرگونه پيشينه كيفري معرفي مي‌كند در حالي كه اين اشخاص داراي سابقه كيفري بوده و مجدداً در محل كار خود نيز همان جرائم كيفري را تكرار مي‌كنند كه اين منجر به دعواي حقوقي مصيبت‌باري براي اين شركت‌ها مي‌شود.»

مزيت‌هاي گزينش

دلايل بيشماري براي گزينش وجود دارد و مزيت‌هاي زيادي دربر دارد. بر طبق نظر كارشناساني كه ما با آنها صحبت كرديم كارفرمايان نوعاً به چهار دليل خود را در فرايند گزينش قبل از استخدام درگير مي‌سازند: (نکته: موارد ذيل از نوشته‌هاي منابع گزينش قبل از استخدام در خصوص زمينه‌هاي گزينش مي‌باشد)1- متقاضياني كه مسأله‌دار مي‌باشند تشويق مي‌شوند تا خود را از كانديدا شدن جهت تصدي شغل مورد نظر كنار بكشند. در اين حالت تنها با داشتن يك برنامه گزينشي، متقاضياني را كه داراي سوابق كيفري و يا مدارك غيرمعتبر مي‌باشند ترغيب به كناره‌گيري مي‌كنند.2- جهت حذف ابهامات موجود در فرايند استخدام و بكارگيري نيرو. بسياري از كارفرمايان ياد گرفته‌اند تنها اتكا كردن به قوه درك و فهم كافي نمي‌باشد.3- جهت نشان دادن جديت و پشتكار لازم. بسياري از كارفرمايان يك نوع وظيفه و تكليف عقلايي در مورد توجه جدي به فرايند گزينش و بكار گيري نيرو براي خود قائلند.4- نه تنها براي نااميد كردن متقاضيان فاقد صلاحيت بلكه به مقدار تشويق متقاضيان واجد شرايط، اين كار باعث صداقت و درستكاري در تقاضاي فرد و مصاحبه‌اي كه از او بعمل مي‌آيد مي‌شود. كارفرمايان مي‌دانند كه داشتن يك برنامه جهت بررسي و تحقيق در پيشينه افراد باعث مي‌شود تا متقاضيان در تقاضاهاي خود به منظور همكاري و پاسخگويي در زمينه سوابق خودشان، از خود آمادگي لازم را نشان دهند.

 

خدمات ارائه شده

شركت‌هايي كه ما با آنها صحبت مي‌كنيم منابع معتبري جهت ارائه به شركت‌هايي كه قصد اجراي يك برنامه گزينشي را دارند تهيه مي‌كنند.روزن مي‌گويد؛ «شركت‌هايي كه در زمينه بررسي سوابق و پيشينه افراد تحقيق مي‌كنند بطور خاصي در زمينه‌هايي همچون بررسي سابقه كيفري در دادگاه ناحيه‌اي و دادگاه جنايي فدرال سوابق شخص در خصوص جرايم رانندگي، گزارش وضعيت مالي، شماره امنيت اجتماعي، تأييد و تصديق سوابق آموزشي، بررسي و تصديق منابع استخدامي، سوابق كارگران در خصوص نحوه جبران خسارات بعمل آمده توسط آنها (بر طبق قانون و مقررات ADA) و سوابق قضائي مربوط به آن، بررسي حقوق مربوط به رهن و ورشكستگي تحقيق كرده و مي‌دهند.»

 

چه مواردي مطابق قانون و مقررات مي‌باشد؟

براي بيشتر شركت‌هايي كه با دولت کار نمي‌كنند قانون (DueDiligence) بهترين قانون قابل اجرا مي‌باشد. روزن مي‌گويد «قانون اوليه‌اي كه (براي كارفرمايان) جاذبه بيشتري دارد Duediligence مي‌باشد. هر كارفرمايي نسبت به شخصي كه به استخدام خود درمي‌آورد يك نوع حساسيت معقولانه‌اي دارد و به وي توجه خاص دارد ولي زماني كه كارفرما بداند كه آن فرد با كارخودش خطري براي شخص ثالث يا همكارانش ايجاد مي‌كند اين حس وظيفه و توجه به آن شخص در نزد كارفرما كاهش پيدا كرده و سست مي‌شود. با يك تحقيق و بررسي در زمينه سوابق شخص توسط يك شركت كاريابي، نشان مي‌دهد كه اقدامات عاقلانه و منطقي در زمينه اطمينان از سالم بودن يك فردي كه قرار است استخدام شود برداشته شده است.»

قانون اصلي كه به گزينش سوابق و پيشينه افراد مربوط مي شود قانون (FCRA) Fair credit Reporting Act مي‌باشد. برطبق اين قانون زماني كه يك كارفرما از يك شركتي كه در زمينه بررسي سوابق افراد فعاليت مي‌كند جهت ارائه گزارش استفاده مي‌كند مي‌بايست اقداماتي را انجام دهد.كارفرما مي‌بايست به روشني در يك سند جداگانه براي متقاضي آشكار سازد كه چنين گزارشي تهيه خواهد شد اعلام چنين كاري نمي‌تواند به وسيله درج در تقاضانامه صورت گيرد.ارائه يك مجوز توسط متقاضي قبل از بررسي سوابق وي مانند محكوميت‌هاي كيفري يا موارد و پرونده‌هاي در حال بررسي، جرائم رانندگي، گزارش مالي و اعتباري و تأييد و تصديق مدارك آموزشي لازم و ضروري مي‌باشد.ارائه يك اعلاميه اضافي نيز به شخص مورد نظر، زماني كه شركت مربوطه منابع تحقيقاتي مانند سؤال از كارفرمايان سابق در خصوص انجام وظايف شغلي وي را بررسي مي‌كند لازم و ضروري است.اگر كارفرما قصد دارد تا براساس اطلاعات مندرج در گزارش تهيه شده استخدام فرد را رد كند، متقاضي و فرد مورد نظر مي‌بايست يك برگ كپي از گزارش مذكور، يك يادداشت در مورد حقوق قانوني خود از شركت دريافت دارد.اگر يك متقاضي معتقد باشد كه اطلاعات مربوطه (يا محتواي تحقيقات) غلط است، وي .مي‌تواند اين مطلب را به شركت گزينشي اعلام نماید لس روزن مي‌گويد: «براي يك متقاضي شغل، صداقت بهترين سياست است. گاهي اطلاعات منفي و توضيح آن در يك مصاحبه اگر بطور صادقانه ابراز شود ممكن است تأثيري در استخدام فرد نداشته باشد.»اما به هر دليل اگر كارفرما آن اطلاعات را از طريق شخص ثالثي كشف كند، عدم صداقت فرد مي‌تواند عاملي جهت عدم استخدام وي تلقي گردد.

 


 

 

پرهيز از بكارگيري خطرناك‌ترين شخص (متملق بي‌كفايت)

درج چند دروغ مصلحت‌آميز در گزارش پيشينه فرد مي‌تواند سبب بدست آوردن و يا از دست دادن يك موقعيت شغلي شود. در مواقعي كه رقابت جهت كسب شغل شديد باشد موقعيت‌هاي فراواني جهت تحريف مدارك و مطالب وجود دارد. تعداد افرادي كه جهت بدست آوردن شغل دست به دروغ‌گويي و يا كلاهبرداري مي‌زنند زياد مي‌باشند و موقعي كه چنين اشخاصي توسط شركت شما بكار گمارده مي‌شوند همين خصايص را در خود داشته و مشكل است تا بتوانند این خصلت‌ها را از خود دور كنند و ممكن است با اين ويژگي‌ها زيان‌هاي زيادي را متوجه شركت شما سازند. در واقع يك كارمند فريبكار، سهل‌انگار و ناشايست ساليانه ميليون‌ها دلار براي يك شركت هزينه در بر دارد.گزينش قبل از استخدام يك مرحله تحقيقاتي است كه به منظور اطمينان سازمان از وجود شرايط و خصوصيات لازم شخصيتي و شغلي در فردي كه قرار است استخدام شود صورت مي‌پذيرد. در واقع اين مرحله نوعي ارزيابي از توانايي چنين فردي جهت انجام دادن يك وظيفه و شغل خاص مي‌باشد كه بخشي از فرايند بكارگيري نيروي جديد توسط سازمان قبل از سپردن يك شغل به چنين نيروهايي را دربر مي‌گيرد و اينكه يك شخص اصولاً بايد استخدام شود يا خير، مطرح نمي‌باشد.سازمان‌ها جهت برنامه‌ريزي براي گزينش قبل از استخدام مي‌بايست مطمئن شوند كه برنامه‌هاي آنها در اين راستا منطبق با قانون بوده و با اولويت‌ها و مقررات ويژه دولتي در تضاد نباشد.انتشار فرم‌هاي استخدامي نقطه آغازي براي گزينش قبل از استخدام بوده كه خود بخشي از روند بكارگيري نيروي جديد مي‌باشد كه اين كار مي‌بايست به وسيله آگهي‌هاي استخدامي صورت گيرد. سؤالاتي كه در چنين فرم‌هایي مطرح مي‌شود بايد به گونه‌اي باشد تا كارفرما بتواند تصميم بگيرد كه فرد متقاضي حداقل شرايط لازم جهت استخدام را دارد يا خير؟ در طرح اين گونه پرسش‌ها كارفرما مي‌بايست از قانوني بودن آنها اطمينان حاصل نمايند.آسان‌ترين راه جهت اطمينان از اينكه چنين سؤالاتي قانوني و از نظر حقوقي معتبر هستند، اين است كه اطلاعات درخواست شده در فرم‌ها مربوط به توانايي متقاضي جهت انجام دادن شغل مورد نظر نشان داده شود. موضوعات اوليه‌اي كه كارفرمايان مي‌بايست از آن اجتناب كنند شامل نژاد، مذهب، جنس، سن، مليت و وابستگي سياسي مي‌باشد كه در برخي شرايط خاص مي‌توان موارد استثنائي را در اين خصوص لحاظ نمود.سؤالاتي كه مربوط به موضوعاتي نظير تابعيت، محكوميت جنايي و منع مالي و عدم توانايي مي‌باشد اگر به شغل مورد نظر ارتباط داشته باشد ممكن است قانوني شناخته شوند. كارفرمايان مي‌بايست از حركت در يك مسير قانوني در اين روند مطمئن باشند و در اين راستا عاقلانه است تا سازمان‌ها متقاضيان را از دلايل جمع‌آوري اطلاعات درخواستي آگاه سازند و ازآنها بخواهند تا داوطلبانه و با نظر موافق، اطلاعات مورد نظر را ارائه دهند.بررسي سوابق كاري و شغلي متقاضي و جزئيات آن قدم بعدي در فرايند گزينش قبل از استخدام مي‌باشد. شرايط شغلي و علمي مي‌تواند در اثبات صلاحيت يا عدم صلاحيت فرد بكار رود. دوران اشتغال فرد در كارها و جاهاي مختلف را مي‌توان بوسيله كارفرمايان سابق بررسي و استعلام كرد و اطلاعات مورد استفاده جهت تحقيق و بررسي را مي‌توان از مديران و سرپرستان او بدست آورد. بررسي‌هاي ديگري كه ممكن است انجام شود شامل موارد ذيل مي‌باشد:

        تاريخچه شغلي

        سوابق كاري فرد

        احراز ورشكستگي

        كارهاي مديريتي

        ـ بررسي‌هاي شخصيتي

        بررسي اعتبار منابع مورد استفاده

        بررسي منابع و پيشينه استخدامي

        صلاحيت‌هاي تأييد شده علمي

        تاريخچه كاري مورد تأييد

        سمت‌هاي مورد تأييد شخص

 

(مرحله پاياني فرايند گزينش قبل از استخدام مصاحبه شغلي مي‌باشد. كارفرمايان آينده‌نگر مي‌بايست از گردآوري اسناد و مدارك مورد نياز توسط متقاضي حمايت كنند و محقق مي بايست تحقيقات مورد نياز جهت گزينش را بطور كامل گزارش كند.)سؤالات مي‌بايست بطور دقيق طراحي شوند و بطور آشكار مورد بررسي قرار گيرند. اگر يكي از اعضاي مصاحبه‌كننده در فنون و تكنيك‌هاي مصاحبه آموزش ديده باشد و اين تكنيك كه مي‌تواند هر گونه فريب و حيله‌گري توسط متقاضي را برملا سازد، بكار گرفته شود اين کار بسيار مفيد واقع خواهد شد. «دروغ‌هاي مصلحت‌آميز» و ارائه آنها بسيار معمول مي‌باشد و ضروري است تا آنها در مرحله مصاحبه كشف و آشكار گردد و در اين مرحله از استنتاجات تحقيقات به عمل آمده در مراحل قبلي مي‌بايست استفاده كرد.حذف مطالب درخواست شده شكلي از فريبكاري‌هايي است كه توسط بسياري از متقاضيان بكار گرفته مي‌شود و آنها مواردي را كه ممكن است در عدم صلاحيت آنها براي بدست آوردن شغل، مؤثر واقع شود حذف مي‌كنند كه اين گونه فريبكاري مي‌بايست در مرحله گزينش و تحقيقات قبل از استخدام كشف گردد.

گزينش قبل استخدام، سازمان‌ها را جهت شناسايي بهترين فرد در تصدي يك موقعيت شغلي ياري كرده و ممكن است اين موضوع را نيز آشكار سازد كه آنطوري كه شما در خصوص يك فرد و شخص خاص و صلاحيت وي فكر مي‌كرديد اشتباه بوده است.

 گزينش مؤثر قبل از استخدام

در محيط اقتصادي و رقابتي جهان حاضر سازمانها نمي توانند از عهده پي گيري مشكلات كارمندان مانند خشونتهايي كه در محل كار ايجاد مي شود ازجمله دزدي ، ارائه پيشينه شغلي جعلي ، اختلاس و يا اتهام زدن به ديگران برآيند و بدين سبب كارفرمايان بطور جدي به گزينش قبل از استخدام بعنوان ابزار حياتي و مهمي جهت جلوگيري از چنين مشكلاتي رو آورده اند .

در عين حال سازمان ها هشياري بيشتري به خرج مي دهند. با وجود فوايد آشكار گزينش قبل از استخدام ، مديريت سازمان از متخصصين منابع انساني و امنيتي انتظار بازدهي بيشتر با منابع كمتر را دارد. چالشي كه متخصصين منابع انساني و امنيتي با آن مواجه اند، اجراي يك برنامه گزينشي قبل از استخدام با بازدهي بالا مي باشد .

چنين برنامه اي چهار هدف دارد: اولاً بايد نشان دهد كه كارفرما از جديت و حساسيت خاصي در استخدام افراد برخوردار مي باشد. اين بدان معنا ست كه كارفرما قدمهاي منطقي و عقلائي در جهت احراز صلاحيت متقاضي انتخاب ميكند كه اين امر مي تواند كارفرما را از سهل انگاري در خصوص بكارگماردن نيروي جديد بازدارد. ثانياً يك برنامه گزينشي مناسب، اطلاعات مفيد و موثري را درباره فرد متقاضي بدست مي آورد تا از اين طريق نتايجي كه از كانال مصاحبه بدست مي آيد، تكميل كند . هم چنين اين كار ابزار مفيدي جهت احراز صحت پيشينه و تاريخچه شغلي متقاضي بدست مي دهد . ثالثاً چنين برنامه اي متقاضيان مسئله دار را ترغیب مي كند تا خود را كانديد شغل مورد نظر ننمايند . يك متقاضي با محكوميت جنايي، كمتر تمایل دارد در سازماني تقاضاي شغل بدهد كه درمورد پيشينه وي بررسي بعمل مي آورد. سرانجام يك برنامه گزينشي موثر، متقاضيان خود را تشويق مي كند تا در تكميل فرمهاي تقاضا در خصوص پيشينه شغلي و سوابق از خود صداقت نشان دهند . زماني كه به متقاضيان اعلام مي شود كه يك نوع تحقيق و بررسي در زمينه سوابق و پيشينه شما وجود دارد خودشان انگيزه كافي جهت آشكار ساختن اطلاعات درخواستي از خود،  نشان مي دهند . آنها احساس مي كنند كه ممكن است اين موارد با يك بررسي و تحقيق آشكار گردد .

‏بسياري از سازمانها برنامه گزينش مورد نظر را بعنوان فرایندي كه بعد از انتخاب متقاضي جهت تصدي يك موقعيت شغلي صورت مي پذيرد، در نظر مي گيرند . در اين حالت اسم فرد مورد نظر به بخش امنيت يا منابع انساني داده مي شود تا   گزارشي در خصوص پيشينه شغلي وي تهيه گردد. با توجه به نوع كارفرما اين كار يا از طريق يك منبع بيروني و بوسيله شركتهايي كه اين كار را انجام مي دهند صورت گرفته و يا از طريق داخلي و توسط خود سازمان انجام مي پذيرد . در اين نوع برنامه گزينشي تأييد برروي سوابق كيفري و سوابقي است كه در دسترس مي باشد .

يك برنامه گزينشي مؤثر كه خواهان تحقيق در خصوص پيشينه متقاضي است بسيار وسيع تر از بررسي سوابق كيفري فرد بعد از انتخابش جهت تصدي شغل مورد نظر عمل مي كند. در واقع يك برنامه گزينشي مؤثر، قبل از دسترسي به سوابق و يا انجام اولين مصاحبه آغاز مي گردد. چنين برنامه اي يك تعهد و حساسيت خاصي را جهت انجام صحيح برنامه گزينشي توسط هر كسي كه دراين روند درگير مي باشد از  سازمان مربوطه طلب مي كند . گزينش كنندگان ، مديران استخدامي و مصاحبه گنندگان بايد بدانند كه يك جریان صحيح در خصوص گزينش و بكارگيري نيروي جديد چيزي نيست كه بعد از انتخاب فرد جهت تصدي يك شغل صورت پذيرد و اين خود قسمتي از مسئوليت آنها
 مي باشد .

اقدامات بعدي مي تواند در مؤثر بودن و كارآيي هرچه بيشتر اين روند كارگزار واقع گردد، ليكن تمامي اين مراحل مي بايست قبل از انتخاب فرد جهت استخدام و قبل از بررسي سوابق و پيشينه وي صورت پذيرد. اين كار وقت و پول كمي را در مقايسه با سودي كه بدست مي آورند عايد شركت خواهد  ساخت .

اين 9 قدمي كه در ادامه خواهد آمد بر دو عامل مهم تكيه دارند: اولاً آنها بصورت متنوع و گوناگون و جدا از هم بوده ولي در نهايت با هم وجوه مشتركي داشته و با يكديگر وابستگي دارند و از راههاي مختلفي به اهداف مورد نظر مي رسند. ثانياً لازم است تا سازمان وظيفه خود را در قبال بكارگيري نيروهاي مناسب در اين فرایند از همان ابتداي كار ، يعني درج آگهي استخدام در روزنامه بخوبي انجام دهد .

اين 9 قدم عبارتند از :

1ـ  اطلاعيه هاي استخدامي مانند آگهي هايي كه در روزنامه ها درج مي گردد و مي بايست بطور واضح خواسته هاي سازمان را نشان دهد . اين امر سبب مي شود تا متقاضياني كه مشكل و سوء سابقه دارند، حذف شوند زيرا در زمانی كه بطور آشكارا در روزنامه به اطلاع عموم رسانده می شود كه جهت استخدام، گزينش انجام خواهد شد چنين افرادي داوطلب نخواهند شد . كارفرماياني كه متقاضيان با صلاحيت را پيدا مي كنند، به انجام گزينش از طريق شركتهايي كه در اين خصوص فعال هستند، راغب نمي باشند. كارمندان نيز مانند كارفرمايان دوست دارند در يك محيط سالم با مردمي صالح و صادق كار كنند .

 2ـ تمامي متقاضيان مي بايست موافقتنامه و رضايتنامه اي جهت تحقيق در خصوص سوابق خود امضاء نمايند كه اين امر شامل توافق و رضايت وي جهت بررسي سوابق كيفري هنگام تحويل فرم تقاضانامه نيز مي باشد. اين امر دو كاربرد مهم در فرایند گزينش قبل از استخدام انجام مي دهد: اول اينكه براي متقاضي روشن مي شود كه سوابق كيفري وي مورد بررسي قرار خواهد گرفت و در اين صورت متقاضي اگر داراي سابقه كيفري باشد از سازمان ديگري كه در اين زمينه تحقيق و بررسي انجام نمي دهد تقاضاي شغل مي نمايدو دوم اینکه بعضي از اشخاص بطور ارادي ممكن است  مشكلي را كه به آن دچار مي باشند آشكار سازند يعني در مواقعی که يك عمل جنايي ضعيف كه به شغل مورد  درخواست، ارتباطي ندارد مرتکب شده اند، ممكن است توسط خود متقاضي آشكار گردد .

سازمانهایی وجود دارند كه از فرمهاي استخدامي استفاده نمي كنند، ولي استخدام شخص منوط به بررسي سوابق و پيشينه وي مي باشد. در اين حالت سازمان مي تواند يك فرم تكميلي تهيه نموده تا متقاضي آن را تكميل و امضاء نمايد. بعضي از سازمانهاورقه ضميمه ای در فرم درخواست استخدام آنها موجود بوده كه در آن از متقاضيان درخواست مي شود تا اگر در خصوص برنامه گزينشي نگرانی دارند در آن درج نمایند. اين كار ابزار خوبي جهت جلب توجه متقاضيان به اين امر مي باشد كه در زمينه پيشينه و سوابق آنها بررسي و تحقيق خواهد شد و اين كار جزئي از فرایند استخدامي آنها مي باشد

3ـ اضافه نمودن يك زبان در موافقتنامه كه به عرضه سوابق و پيشينه شخص از كشورهاي خارجي مربوط مي شود . انجام برنامه هاي گزينشي و بررسي سوابق كيفري افراد در كشورهاي خارجي بسيار مشكل و پرهزينه مي باشد و در بسياري از موارد امكان پذير نمي باشد . يك شيوه و روش خاص اين است كه يك زبان مخصوص و ويژه به فرم مربوط به سابقه و پيشينه فرد اضافه شود كه اين اجازه را به سازمان مي دهند تا سوابق كيفري فرد را از طريق مقامات قضايي ساير كشورها پي گيري و بررسي نمايند . اين امر ممكن است باعث شود تا متقاضيان خارج از كشور، يا خودشان اين سوابق را آشكار سازند و يا از طرق ديگري بررسي گردد .

4ـ  در فرم تقاضانامه و يا مصاحبه هايي كه از متقاضيان بعمل مي آيد اگر موردي از سابقه كيفري بدست آمد، بايد مستقيما از آنها سؤال شود . بسيار مهم و حياتي است كه از متقاضياني با سابقه كيفري و داراي نوعي محكوميت بطور مستقيم سؤال و  پرس و جو شود . بهتر اين است كه زمان در فرم استخدامي قيد گردد . در خلال مصاحبه هاي استخدامي بخشي از سؤالات استاندارد بايد به اين ترتيب طرح گردد "اگر ما از طریق دادگاه بررسی نمائیم آيا مي توانيم موردي از محكوميت جنايي و يا هرنوع محكوميت ديگري بدست آوريم يا نه ؟" .

در سؤالاتي كه راجع به سوابق كيفري فرد طرح مي گردد مي بايست موارد ذيل را در نظر داشت :

الف _ هميشه گسترده ترين سؤالي كه طبق قانون اجازه داده مي شود مي بايست در نظر گرفت . بعضي از كارفرمايان این تلقی اشتباه را دارند كه تنها مي توان در خصوص سوابق كيفري فرد سؤال كرد، در صورتيكه محكوميت جنايي مي تواند جنايتهاي مهمتر و جدي تري را آشكار سازد كه مي بايست شامل چيزي شود كه قانون دولتي اجازه داده است .

ب _ كارفرمايان مي بايست سؤالاتي را طرح نمايند تا اطلاعاتي راجع به دستگيري هايي كه به محكوميت منجر نشده است بدست آورند . كارفرمايان عموماً در خصوص موارد در دست بررسي و رسيدگي و يا محكوميتها با محدوديتهايي روبرو مي باشند .

ج _ از متقاضيان سؤال شود تا هرگونه محكوميت و يا موارد در حال رسيدگي در اين خصوص را توضيح داده و وضعيت خود را شرح دهند . اين كار به كارفرمايان اجازه مي دهد تا پرونده دادگاه را بررسي و به صحت و سقم موارد ارائه شده از سوي متقاضي پي ببرند . هم چنين مي بايست در خصوص محل و موقعيت دقيق بررسيها اين موارد سؤال شده تا بتوان از اين طريق آشكار نمود كه كدام دادگاه در حال رسيدگي به اين موارد مي باشد .

د_ در مورد اطلاعات درخواستي و يا مواردي كه از طرق گوناگون بدست آمده است مي بايست اولويتها و قوانين مربوطه تطبيق داده شود براي مثال (( اين سازمان نمي تواند هر شخصي را كه داراي يك نوع محكوميت جنايي مي باشد از شغلي محروم كند. سازمان مي بايست به طبيعت و شرايط جرم و اينكه جرم به وظايفي كه قرار است به فرد محول شود ارتباط دارد يا نه، توجه كند .))

5ـ تقاضانامه استخدامي بايد بطور آشكار اين مطلب را برساند كه هرگونه ارائه اطلاعات غلط و يا حذف موارد درخواستي باعث رد صلاحيت فرد در استخدام گرديده و يا اگر فرایند استخدامي شروع شده باشد باعث توقف اين جریان خواهد گرديد و زمان كشف اين گونه اطلاعات غلط مهم نمي باشد . اين نيز قسمت ديگري از يك برنامه گزينشي مؤثر است كه كارفرمايان توجه داشته باشند كه نمي توانند بدون توجه به عوامل شخصي درخواست استخدامي يك فرد را بخاطر محكوميت كيفري وي رد كنند ولي اگر يك فرد در فرم خواست، محكوميت كيفري خود را كتمان نموده باشد ضعف در  صداقت وي دليل معتبري براي رد صلاحيت او بحساب مي آيد . لازم است يك متقاضي بداند كه فريبكاري بدون توجه به زمان آشكار شدن آن مي تواند موجب قطع فرایند استخدامي او تلقي گردد .

6ـ اگر سوابق متقاضي تا زمان آغاز تصدي موقعيت شغلي، كامل نباشد به متقاضي یادآوری شود كه هر كاري در خصوص سوابق و پيشينه وي، بر طبق اطلاعات واصله كنترل خواهد شد . در بعضي از مواقع استخدام قبل از تكميل سوابق فرد صورت مي گيرد در اين حالت ضروري است تا به فرد اطلاع داده شود كه استخدام وي مشروط به دريافت گزارش سوابق وي توسط كارفرما مي باشد . هم چنين لازم است به وي يادآوری شود كه رضايت كارفرما از گزارشهای مذكور، اصولي است به طوري كه فرد نتواند روی اين مسأله كه گزارش مذكور رضايت آميز است يا خير بحث و جدل نمايد .

7ـ منابع استخدامي سابق فرد را بايد بررسي كرد . بررسي چنين منابعي قسمت حياتي فرایند گزينش مي باشد. در واقع اين كار به اندازه بررسي سوابق كيفري متقاضي ارزش دارد، دفاع از يك كارفرما كه جهت سهل انگاري در بررسي سوابق داوطلب و تاريخچه استخدامي او برعليه وي اقامه دعوي شده است، اگر غير ممكن نباشد بسيار مشكل خواهد بود . حتي اگر كارفرمايان سابق متقاضي اطلاعات ارائه شده را به تاريخ شروع و پايان كار وي محدود كند باز اين خود ارزشمند خواهد بود.

هدف اوليه اين است كه مکانهايي كه فرد متقاضي در 5 تا 7 ساله گذشته كار مي كرده بررسی و مطمئن شود كه هيچ گونه ابهامي در اين فرایند وجود ندارد، با آگاهی از اينكه متقاضي سابقا در كجاها  كار مي كرده امكان اينكه او در اين دوران در بازداشت بوده ويا عمل جنايي انجام داده است را كاهش مي دهد .

اين كار كمك شاياني در خصوص چگونگي سوابق كيفري فرد به كارفرما مي كند زيرا چنين امكاني جهت بررسي سوابق كيفري متقاضي براي بسياري از كارفرمايان وجود ندارد. كارفرمايان تنها مي توانند سوابق كيفري فرد را از طريق دادگاههاي ويژه و اختصاصي بدست آورند، در حالي كه بيش از 10000 دادگاه ويژه و اختصاصي در آمريكا وجود دارد. اين مهم است كه كارفرما بداند مراحل بررسی و تحقیق را از کجا آغاز و عمل نماید .

البته وجود استخدام دائم فرد در سالهاي گذشته دليلي بر فقدان سابقه كيفري وي نخواهد بود . بعضي از قضاوتها اجازه  مي دهد كه حكم زندان براي فرد در پايان هفته اجرا گردد و يا از طريق يك برنامه بلند مدت اين كار صورت گرفته ودر ساعات كاري آزاد باشند . بهر صورت زمانيكه اين كار بهمراه ديگر اقدامات انجام پذيرد قسمت مهمي از برنامه گزينشي را در بر مي گيرد .

8ـ بدست آوردن ليستي از آدرسهاي سابق متقاضي . قدم مهم ديگر اين است كه ليستي از تمامي  آدرسهاي فرد در طي هفت سال گذشته بعلاوه  زمانهاي تقريبي آن تهيه گردد . اين كار نه تنها باعث مي شود كه متقاضي به جديت شركت در امر گزينش پي ببرد، بلكه به كارفرما در خصوص اينكه كدام دادگاه صلاحيت دارد تا در مورد سوابق كيفري فرد از آن تحقيق بعمل آورد، كمك ميكند .

9ـ اضافه نمودن گزينشهاي آینده در موافقتنامه . هر فرم مراجعه به رضايتنامه مي بايست شامل زباني گردد كه بوسيله آن تحقيقات و بررسي ها در خصوص سوابق وی، در آينده، جهت دستيابي به اهداف ، ارتقاء يا ارزيابي دوباره فرد اجازه داده مي شود، مگر اينكه بنحو ديگري اين كار باطل و فسخ نشده باشد . اين كار سه هدف مهم را دنبال خواهد نمود: اولاً باعث تقويت اين ذهنيت می گردد كه كارفرما در نگهداري و حفظ يك محيط سالم كاري جدي است و يك كارمند در آينده نيز زير نظر خواهد بود . ثانياً اين كار تحقيقات آينده جهت دزدي ، آشوب ، اذيت و آزار و يا ساير مشكلات را هموار خواهد ساخت و سرانجام اينكه زبان بدليل قانون جديد استخدامي مهم و حياتي مي باشد.